役所で使う日本語：窓口・書類・聞き返しの練習

役所の日本語は用件・質問・終わりの確認を準備します

役所へ行く前に、用件を一文で伝え、必要な物を尋ねる日本語を準備します。最後に手続きの結果と次にすることを確認します。難しい敬語より、名前、住所、日付、目的をはっきり伝えることから始めます。

このページの要点

• ①用件を一文②持ち物と窓口③終わりの確認を準備し、住所と日付のメモを見せながら伝えます。
• 転入・転出・転居の3つを区別し、前の住所、新しい住所、引っ越した日をメモして窓口を選びます。
• 書類の欄を指し、聞き返し、日付の復唱、次の手続きの確認を使い、15項目のチェックで準備します。

例文と練習手順は編集上の提案です。手続きの対象、書類、期限、費用、窓口は住む自治体の公式案内で確認してください。

役所の日本語を3段で読みます

窓口で使う文を、1文ずつ「ふりがな付きのやさしい日本語」「ローマ字」「English」の3段で並べました。上から順に読めます。

窓口で使う7つの文

場面：引っ越しの届出をします

「あなた」は手続きをする人、「職員」は役所の窓口の人です。前の住所と引っ越した日は、メモに書いて見せます。

手続きの対象・書類・期限・費用・窓口は、住んでいる市区町村の公式の案内で確認してください。

役所の手続きは届出・申請・証明書の受取りで分けます

役所で使う言葉は、何を伝え、何を受け取るかで分けて覚えます。

届出とは、住所などの変化を役所へ知らせることです。申請とは、証明書の交付などを役所に申し込むことです。窓口とは、手続きの相談や提出をする場所のことです。記入とは、書類の欄に必要なことを書くことです。提出とは、書類を窓口へ出すことです。

別の市区町村や海外から引っ越したときは転入の手続きです。今の町から別の市区町村や海外へ引っ越すときは転出の手続きです。同じ市区町村の中の引っ越しは転居の手続きです。自治体の案内では、この区分から書類と窓口を探せます。

出典：引っ越し手続き一覧。

住民登録とは、住む町に住所などを登録することです。住民票とは、役所が持つ住所などの記録のことです。住民票の写しとは、その記録の内容を証明するために受け取る書類のことです。「住民票が必要」と言われたら、提出先と必要な記載を確かめます。

出典：住民登録と住民票の案内。

役所へ行く前から帰るまでの日本語を順に練習します

公式案内を読み、用件を話し、質問し、結果を確認する順に練習します。

1. 住む自治体の公式サイトで、用件に合う手続きのページを開きます。案内の題名と担当窓口をメモします。
2. 用件を一文にします。「引っ越しの手続きをしたいです」のように、することを伝えます。
3. 必要な物を確認します。「何を持っていけばいいですか」と尋ね、書類の名前を記録します。
4. 受付で窓口を尋ねます。「この手続きはどの窓口ですか」と案内を見せます。
5. 書類の欄を確認します。「ここには何を書きますか」と指して聞きます。
6. 期限、金額、受取方法を復唱します。「この日までに出します」と日付を確かめます。
7. 結果を確認します。「今日の手続きは終わりましたか」と聞き、次の作業をメモします。

やさしい日本語とは、難しい言葉を言い換えるなどして分かりやすく伝える日本語のことです。説明を頼むときは「やさしい日本語で、一つずつ説明してください」と言えます。読める言葉と、話してほしい速さを伝える練習にも使います。

出典：分かりやすい日本語の案内。

役所の日本語と書類の言葉を表で確認します

窓口で言う文と、書類にある言葉を分けて準備すると使いやすくなります。

表：役所の場面別に使う日本語

表：役所の書類と案内にある言葉

「原本」は元の書類、「写し」はコピーを表す言葉です。持参する物は「原本が必要ですか」「コピーでもいいですか」と確認します。「住民票の写し」は役所が交付する証明書です。書類の名前全体で確認してください。

役所の日本語を引っ越し・証明書・保険の場面で使います

用件に合う一文と、自分の状況を伝えるメモを組み合わせます。

場面1：引っ越しの届出をします

受付では「別の町から引っ越しました。転入届を出したいです」と言います。前の住所、新しい住所、引っ越した日を見せます。「書き方を教えてください」と頼み、名前と住所の欄を確認します。持参した本人確認の書類を窓口の案内に沿って出します。帰る前に、他の窓口でする手続きも聞きます。

場面2：住民票の写しを受け取ります

「会社へ出す住民票の写しが必要です」と用件を伝えます。提出先から受け取った案内を見せます。本人だけか家族全員か、必要な記載を確かめます。手数料と受取方法を聞き、受け取った書類の氏名と住所を確認します。目的を先に伝えると、必要な書類を相談しやすくなります。

場面3：健康保険の手続きを相談します

「健康保険の手続きを相談したいです」と伝えます。会社の保険の状況と、入社や退職などの経過を話します。「国民健康保険の窓口はどこですか」と尋ね、担当窓口で必要な書類を確認します。加入については自分の状況を説明して相談します。次に用意する物と提出方法をメモします。

役所の日本語のつまずきは見せる・区切る・復唱で直します

聞きたい内容を一つに絞り、書類を見せて、数字を復唱します。

名前や住所は、文字のメモを見せます。説明が速いときは「ゆっくりお願いします」と伝えます。書類の欄を指し、「ここは住所ですか」と尋ねます。日付は書いてもらい、「この日までに出します」と確かめます。金額は「手数料はこの金額ですか」と確認します。

通訳や多言語の説明を使いたい場合は、行く前に対応を尋ねます。支援する人と行く場合は、本人が話す内容と頼む内容を分けます。予約の有無、本人確認、代理でできる手続きは窓口へ質問します。案内の紙と自分のメモを一緒に持ちます。

印刷して使う役所の日本語チェック

• □住む自治体の公式ページを確認しました。
• □用件を一文で書きました。
• □担当課と窓口の場所を確認しました。
• □受付時間と予約を確認しました。
• □必要な書類の名前を確認しました。
• □本人確認の方法を確認しました。
• □住所と名前のメモを用意しました。
• □引っ越した日などの日付を記録しました。
• □聞き返す文を声に出しました。
• □書き方を尋ねる文を用意しました。
• □通訳や多言語案内を確認しました。
• □提出期限と方法を確認しました。
• □手数料と支払方法を確認しました。
• □受取方法と次の来庁を確認しました。
• □手続きの結果と次の作業をメモしました。

役所で使う日本語のよくある質問

役所の日本語は、用件を伝えて必要なことを確認するために使います。

市区町村の役所で手続きをするとき、どの日本語を準備すればよいですか？

まず、用件を一文で伝える日本語を準備します。「転入届を出したいです」「住民票の写しが必要です」のように言います。次に持ち物、書き方、期限、手数料を尋ねる文を用意します。聞き返しは「もう一度お願いします」「やさしい日本語で説明してください」を使います。名前、住所、日付を見せられるメモも持ちます。最後に「今日の手続きは終わりましたか」「次にすることは何ですか」と確認します。担当窓口と必要な物は自治体の公式案内で確かめてください。

「転入届」「転出届」「転居届」は、どう違いますか？

転入届は、別の市区町村や海外から住む町へ引っ越すときの届出です。転出届は、住む町から別の市区町村や海外へ引っ越すときの届出です。転居届は、同じ市区町村の中で住所が変わるときの届出です。窓口では「どこからどこへ引っ越しましたか」と尋ねられます。前の住所、新しい住所、引っ越した日をメモしてください。手続きの方法や書類は、住む自治体の公式ページで確認します。用件が迷うときは、そのメモを見せて窓口を尋ねます。

役所で書類の書き方が分からないときは、どう伝えますか？

分からない欄を指し、「ここには何を書きますか」と尋ねます。「名前は在留カードと同じ書き方でいいですか」のように、確かめたい内容を具体的に伝えます。読み方を知りたいときは「この言葉の読み方を教えてください」と言います。説明が長いときは「一つずつ説明してください」と頼みます。日付や金額は書いてもらい、指して復唱します。記入した後は「この書き方でいいですか」と確認します。提出する前に、窓口で必要な欄を確かめましょう。

「住民票」と「住民票の写し」は、同じですか？

住民票は、住民登録に基づいて役所が持つ住所などの記録です。窓口で受け取る書類は、住民票の写しです。「住民票を取ってください」と言われたら、提出先へ必要な内容を確認します。本人だけか家族全員か、どの項目が必要かをメモします。窓口では「会社へ出す住民票の写しが必要です」と用件を伝えます。本人確認の書類と手数料は、自治体の案内で確かめます。マイナンバーなどの記載が必要かも、提出先の指示に合わせて確認してください。

日本語に自信がないときは、どうやって役所へ相談しますか？

行く前に、自治体の外国人相談窓口や多言語案内を確認します。対応する言語、予約、時間、通訳の利用方法を尋ねます。窓口では「日本語を勉強しています。ゆっくり説明してください」と伝えます。自分で書いた用件のメモと、手続きの案内を見せます。支援する人と行く場合は、本人がすることと代わりに頼むことを先に確認します。帰る前に、手続きが終わったか、追加の書類や次の来庁が必要かを聞き、日付と担当窓口をメモしてください。

役所の日本語を学ぶ教材と公式の相談窓口

日本語の練習は公的な場面教材、実際の手続きは住む自治体で確認します。

国際交流基金の「いろどり」は、生活場面の教材と音声を公開しています。自分の用件に近い場面を選び、聞いて意味を確かめ、声に出します。書類の読みや日付を、自分のメモに替えて練習します。

出典：生活場面の教材・音声案内。

公的な学習サイト一覧では、文字や文法の学習コースと、生活場面の動画を探せます。日常会話の動画は、聞いた言葉を用件の一文に使い直します。コースは登録や利用の条件を確認します。基礎の文字を練習する日と、役所のやり取りを練習する日を組み合わせます。

出典：日本語学習サイト一覧。

手続きの問い合わせは、住む市区町村の公式サイトから担当課を探します。用件、現在の住所、手続きしたい日を伝えます。外国人相談窓口を使う場合は、対応言語と予約を確認します。電話では「○○の手続きをしたいです。担当の窓口を教えてください」と言えます。

役所で使う日本語の出典

手続きの区分と日本語教材の説明は、次の公式資料で確認できます。

• 東京都つながり創生財団「外国人のための生活ガイド 住む場所が決まったとき」（やさしい日本語版、2026年10月9日確認）
• 東京都生活文化局「やさしい日本語」（ウェブ版、2026年10月9日確認）
• 足立区「引っ越しの手続き」（ウェブ版、2026年10月9日確認）
• 国際交流基金「いろどり 生活の日本語」初級2（A2）教材・音声（ウェブ版、2026年10月9日確認）
• 福岡よかトピア国際交流財団「Useful Websites to Learn Japanese」（ウェブ版、2026年10月9日確認）

役所の日本語の関連ページと最終確認日

当社の既存の手続き案内と会話練習で、役所へ行く準備を続けられます。

• 来日後の在留カードと役所の手続き
• 役所の会話を声に出す練習
• ひらがなと日常会話の学習の入口
• 日本語の言葉を確かめる辞書

最終確認日：2026年10月9日。